Notes de frais 2018 : comment se les faire rembourser

Comment se faire rembourser ses notes de frais en 2018

Vous engagez fréquemment des dépenses liées à votre activité professionnelle ? Vous voyagez beaucoup pour votre entreprise, et devez souvent avancer vos frais de déplacement ou d’hébergement ? Vos contraintes horaires vous imposent des dépenses supplémentaires pour vous nourrir ?

Votre société est tenue de vous rembourser au moins une partie des frais que vous avez engagés et qui sont la conséquence de votre travail. Les employeurs disposent pour cela de plusieurs façons de procéder.

Pour être sûr de bien vous faire rembourser vos notes de frais, pas de secret : vérifiez bien les conditions de votre contrat avant sa signature, et conservez systématiquement tous les documents justifiant vos dépenses. En appliquant ces deux principes, vous ne devriez avoir aucune mauvaise surprise.

Sachez que les remboursements sont légalement plafonnés. C’est pourquoi il faut se montrer responsable et raisonnable : dès lors que vous engagez uniquement des dépenses justifiées et le plus modeste possibles, la loi est de votre côté et vous êtes tenu d’être remboursé d’une manière ou d’une autre.

Les méthodes de remboursement sans démarches administratives

Pour les entreprises, gérer le remboursement des notes de frais représente un véritable calvaire administratif. C’est pourquoi elles sont de plus en plus nombreuses à opter pour des solutions qui simplifient leur gestion.

Ces solutions ont un avantage pour le salarié : le remboursement de vos notes de frais est connu par avance, car il est clairement défini dans le contrat. Vous aurez aussi besoin de beaucoup moins d’organisation, puisqu’il vous suffira de justifier de vos déplacements, sans avoir tous les justificatifs de paiement.

Si les démarches administratives ne sont pas totalement éliminées, elles sont tout de même bien moins lourdes que dans le cadre du remboursement au réel, que ce soit pour l’entreprise ou le salarié. Voici les deux méthodes possibles :

Le remboursement forfaitaire

Dans le cadre du remboursement forfaitaire, un forfait est défini directement dans le contrat. Par exemple, un forfait transport, ou un forfait par repas. Cela incite les salariés à limiter les dépenses, et facilite la gestion par les employeurs.

La société est tout de même tenue à certaines obligations légales : les forfaits proposés doivent réellement permettre de prendre en charge les notes de frais. Dans le cas contraire, des recours légaux sont possibles.

L’abattement sur le salaire brut

Pour certaines professions, un abattement pour frais professionnels est possible. Le principe d’un abattement est qu’il va réduire les charges sociales sur un salaire. De ce fait, le salaire net augmente, cela permettant de compenser les notes de frais.

Les inconvénients de ces méthodes

Ces deux méthodes ont l’inconvénient principal qu’elles ne permettent pas toujours le remboursement complet des notes de frais. Vous risquez donc malgré tout de garder beaucoup de dépenses à votre charge.

Elles conviennent si les dépenses que vous engagez ne sont pas trop importantes et pas trop régulières. Dans le cas contraire, il peut être beaucoup plus intéressant pour vous que l’entreprise pratique le remboursement au réel.

Le remboursement au réel

Dans le cadre du remboursement au réel, la société rembourse les dépenses effectivement engagées par le salarié. Bien entendu, il ne s’agit pas d’abuser : des plafonds sont définis par l’URSSAF, et il est impératif de fournir des justificatifs.

La nécessité de bien s’organiser

Tout d’abord, contrairement aux deux autres modes de remboursement, pour le remboursement au réel, il est nécessaire que vous demandiez et conserviez les factures venant attester des frais engagés. Vous devrez les présenter à votre entreprise pour obtenir votre remboursement.

Il est vivement conseillé de disposer d’un endroit où ranger ses factures, comme une pochette ou un classeur. N’hésitez pas également à les numériser ou à en faire des photocopies, car un justificatif non-présenté sera synonyme de non-remboursement dans la très grande majorité des cas.

Les photocopies vous serviront si vos justificatifs se perdent dans les méandres administratifs. Certes, le remboursement au réel est plus fastidieux, que ce soit pour les salariés ou les entreprises, mais pour certaines professions c’est la méthode qui convient le mieux.

C’est particulièrement vrai si vos notes de frais ont tendance à être très variables d’un mois à l’autre : dans ce cas, l’abattement sur le salaire brut ou le remboursement forfaitaire ne se montrent pas assez flexibles.

Les conditions particulières

Tous les frais engagés pour votre travail ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement, et ni vous ni l’entreprise ne pouvez faire à votre guise. Voici quelques subtilités légales à connaître :

• Pour les déplacements, la distance et la période de déplacement compte, mais également le véhicule. En fonction des chevaux fiscaux, le remboursement diffère sensiblement, et le barème change chaque année.
• Pour l’hébergement, afin de pouvoir prétendre à un remboursement, un éloignement de plus de 50 kilomètres de votre domicile est impératif.
• Pour l’alimentation, vous devez soigneusement conserver tickets de caisse et factures. Si vous mangez avec quelqu’un pour des raisons professionnelles, pour vous faire rembourser, notez son identité et expliquez pourquoi cela s’ajoute à vos notes de frais.

En gardant ces conditions à l’esprit, vous devriez être beaucoup plus tranquille. En effet, dès lors que vous savez ce qui peut vous être remboursé ou pas, il est bien plus simple de gérer votre budget et d’agir dans votre bon droit en cas de problème.

Les avantages de cette méthode

L’avantage du remboursement au réel, c’est que même s’il est moins pratique, il prend en compte les sommes effectivement dépensées. Dans le cadre du remboursement forfaitaire ou de l’abattement sur le salaire brut, vos notes de frais ne sont pas toujours intégralement remboursées.

Autre avantage : certes, vous devez fournir un effort administratif, mais vous êtes beaucoup plus au fait des frais que vous engagez pour travailler, que ce soit mensuellement ou sur une année. De ce fait, il est plus aisé de gérer votre budget, et si besoin est, de discuter avec votre société.

N’ayez pas peur de réclamer ce qui vous est dû ! Travailler doit vous faire gagner de l’argent, pas vous en coûter, c’est vrai à la fois moralement et légalement. Vous avez toutes les clés en main pour obtenir un remboursement honnête de vos notes de frais.

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