avantages dématérialisation des factures

Avantages de la dématérialisation des factures

De plus en plus d’entreprises, quelle que soit leur taille, adoptent la dématérialisation des factures. Cette dernière s’inscrit dans une optique d’optimisation de la gestion des notes de frais. Elle facilite la réalisation des tâches courantes confiées aux services RH. Cette solution digitale met fin à l’usage des papiers classiques. Le présent article met en lumière d’autres informations à savoir à propos de ce type d’outil révolutionnaire.

La dématérialisation des factures : c’est quoi exactement ?

La solution de dématérialisation des factures entrantes ou sortantes a pour objectif de faire passer des factures d’un support papier à un support numérique. Ce type de support doit être conforme aux exigences légales et à la réglementation fiscale. Le processus inclut aussi toutes les étapes d’édition, d’envoi et de réception des documents électroniques. Afin qu’il soit respecté, il faudra tenir compte d’un certain nombre d’obligations. Pour ce faire, il faudra jeter un coup d’œil du côté du Code Général des Impôts. Toute facture dématérialisée est valide si elle mentionne l’identité de celui qui l’a émise.

Elle se doit de même d’offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes (émission, destruction et durée de conservation). Tout comme la version en papier, la facture électronique doit comporter la date, le numéro de facture, l’identité de l’émetteur et celle du destinataire. Ce système concerne toutes les entreprises désireuses de vendre des produits ou des prestations à l’État. À noter que l’obligation est progressive, car les grandes sociétés l’ont adoptée en 2017, tandis que les PME sont concernées depuis 2019 et les TPE en 2020. Quoi qu’il en soit, la dématérialisation peut s’effectuer n’importe où, mais pas uniquement dans le cadre des marchés publics.

Quels sont les avantages de ce type de système ?

Dématérialiser les factures favorise avant tout la digitalisation des activités. Les salariés peuvent, en effet, avoir accès aux fichiers numériques à tout moment grâce aux données centralisées et stockées dans un logiciel spécifique. Ils peuvent les consulter depuis n’importe quel terminal, et ce, en quelques secondes. Ainsi, ils n’auront plus à se déplacer ou à attendre le retour d’un collaborateur pour leur fournir les dossiers dont ils ont besoin. Les utilisateurs bénéficieront d’ailleurs d’une plateforme sécurisée. Ce qui va permettre de garantir la confidentialité des données financières. Envoyer un document sous format numérique favorise en outre un archivage plus facile des fichiers. Cette solution est intéressante du fait qu’elle élimine complètement l’archivage physique.

En cas de contrôle fiscal donc, tout utilisateur n’aura plus besoin de présenter des dossiers sous format papier. Il est désormais possible de donner accès au centre de stockage. La digitalisation des factures permet de même de gagner du temps. Il suffit d’effectuer une simple recherche et le tour est joué. Plus besoin de fouiller dans les archives, car le classement des documents par nom, date, etc., simplifie grandement les recherches. Grâce à la facture électronique, le coût du papier, de l’encre, du stockage, etc., n’est plus qu’un mauvais souvenir. Pour concrétiser un tel projet, il est grand temps de faire appel à une société spécialisée dans le domaine à l’exemple de dpii-telecom.com/fr/.

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