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N2F serait-il le moyen le plus pratique de gérer les notes de frais?

Il arrive de temps à autre que l’on engage des dépenses professionnelles en utilisant ses propres ressources pour se faire rembourser plus tard par son entreprise. C’est le cas par exemple des frais de voyage, d’hébergement et de restauration réalisés dans un cadre professionnel que l’employé supporte sans une avance préalable. Ces derniers lui sont remboursables à condition qu’il présente la note de frais y relative portant les justificatifs nécessaires. Existe-il un moyen pratique et sûr pour établir cette note de frais ?

Des contraintes pour la gestion des notes de frais ?

Dans une entreprise, la bonne justification des dépenses est très importante, tant du côté de l’employeur que de l’employé. Au nombre de ces dépenses, figurent celles inscriptibles en notes de frais. Pour quiconque s’y est déjà essayé, l’établissement de la note de frais peut être compliqué et fastidieux.
Si vous êtes l’employé, vous devez en effet noter régulièrement ou saisir toutes les dépenses professionnelles que vous effectuez pour le compte de votre employeur sur une période donnée. Mais en plus, vous devez impérativement conserver les justificatifs de ces dépenses (notes de restaurant, factures de location de véhicule ou d’appartement, etc.) dans un dossier pour avoir l’assurance d’être remboursé.
Si vous êtes l’employeur ou la personne responsabilisée dans l’entreprise pour traiter les notes de frais, vous devez vérifier que celles qui vous sont présentées sont valides sur la base de critères bien définis. Vous devez entre autres vous assurer que les dépenses et les justificatifs annexés à la note de frais se justifient et sont conformes aux politiques de prix ou de remboursement de votre entreprise. D’un côté comme de l’autre, il vous faut faire preuve d’attention, d’organisation et de précision et il vous faut y consacrer du temps. Il importe donc de penser à des solutions pratiques et rapides pour gérer les notes de frais. D’où la N2F.

Une application pour la gestion rapide de vos notes de frais

N2F pour Efficient Expense Report en anglais ou rapport efficace de dépenses est une application mobile conçue pour simplifier la vie, tant aux salariés ou employés qu’aux responsables d’entreprises ou comptables dans le cadre de la gestion des notes de frais. Elle présente de nombreux avantages dont vous pouvez prendre connaissance sur https://www.n2f.com/. Les plus importants sont probablement son intuitivité, le gain de temps qu’elle offre et sa facilité d’utilisation.
Dans un premier temps, vous conservez votre note de frais et tous les documents justificatifs stockés en un même et unique espace sûr avec une facilité de transfert indéniable à un tiers (votre patron ou directeur financier par exemple). Les risques de perdre des informations importantes sont donc considérablement réduits. De l’autre côté, vous n’avez plus à vous tracasser pour le calcul de différentes taxes telles que la TVA ou la conversion des montants de vos dépenses en devises puisque N2F est intuitive et s’adapte à votre paramétrage. L’analyse et l’approbation de vos notes de frais en devient plus aisée pour votre employeur qui pourrait même s’en occuper directement s’il le souhaite, plutôt que d’avoir un intermédiaire. L’autre grand intérêt de N2F est qu’il vous donne la possibilité d’exporter vos données saisies ou scannées sur portable vers Excel, Pdf, etc. En outre, vous pouvez y travailler même sans connexion.
Si vous gérez plus ou moins régulièrement des frais de gestion dans votre entreprise, tester en démo la N2F sur la plateforme ci-dessus pourrait vous faire l’adopter comme solution pour votre plus grande satisfaction.

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